「まだ社内のパスワード管理をExcelやメールで済ませていませんか？」業務上、複数人でのパスワード共有は不可欠ですが、安易な管理は情報漏洩や不正アクセスといった重大なリスクにつながります。本記事では、中小企業のIT担当者や総務担当者に向け、現場でありがちなリスクをわかりやすく解説し、安全かつ効率的なパスワード共有方法を具体的な手順と共にご紹介します。中小企業でありがちなパスワード共有の落とし穴Excel管理の便利さとその危険性Excelでのパスワード管理は手軽ですが、セキュリティ面では大きな問題があります。例えば、共有ファイルが誤って社外に漏れたり、不正アクセスされるリスクがあります。また、退職者がアクセスできる状態が続くと、情報漏洩の原因となります。メールやチャット共有のリスクメールやチャットでパスワードを共有すると、不注意で外部への誤送信やハッキングの危険があります。これらは第三者が容易にアクセスできるため、機密情報の管理には不向きです。退職者が残したパスワードの放置リスク退職者が使っていたパスワードを放置すると、内部不正や情報漏洩の可能性が高まります。定期的なパスワードの変更とアクセス権限の見直しが必要です。安全なパスワード共有が中小企業に必要な理由1.情報漏洩・内部不正中小企業でも情報漏洩事件は少なくありません。例えば、2019年には国内企業の情報漏洩件数が約1,000件以上に及びました（IPA調査）。内部不正対策として、権限設定やパスワード管理のルール作りが不可欠です。2.コンプライアンスと企業責任適切なパスワード管理は、企業のコンプライアンス遵守にもつながります。情報漏洩は企業の信用を損ない、法的責任を問われる可能性もあるため、慎重な管理が求められます。パスワード共有を安全に行うための4つのステップ① パスワード共有ポリシーの策定まず、社内でパスワード共有のルールを明文化しましょう。具体的には、使用するパスワードの複雑性、更新頻度、共有時の手順などを定めます。② 権限設定とアクセス管理権限設定を明確にし、不要な社員にアクセス権を与えない仕組みを作ります。アクセス権の定期的な見直しも重要です。③ パスワード管理ツールの導入パスワード管理ツールは情報を安全に共有する手段として有効です。特に、中小企業向けのサービスは手頃な価格でセキュリティを確保できます。④ 定期的な見直しと監査の実施パスワード管理が適切に運用されているか、定期的に見直しと監査を行い改善を繰り返しましょう。パスワード管理ツール選定のポイント導入前に確認すべき機能ツール選定では、「操作性」「セキュリティ」「価格」などを確認しましょう。特に、共有機能やアクセス制御の柔軟性は重要です。中小企業に最適なツールの特徴とは？中小企業向けのツールは、低コストで導入しやすく、日本語対応や使いやすいインターフェースを備えています。当社のサービス『パスクラ』もこれらの特徴を兼ね備えています。今日から！安全なパスワード共有チェックリストExcel管理をやめる権限設定を明確にするパスワード管理ツールを導入する定期的な見直しを行うまとめパスワード管理は、企業の信用と情報資産を守るための重要な第一歩です。特に中小企業にとっては、限られたリソースの中でいかに効率的かつ安全に運用できるかがカギとなります。本記事で紹介したポイントを参考に、まずはExcelやメールでの管理から脱却し、安全なパスワード共有の仕組みづくりを今日から始めてみてはいかがでしょうか。