「またパスワード忘れた」「退職者のアカウント削除が追いつかない」「スプレッドシートの共有設定が不安...」—日々増え続けるアカウントとパスワード管理に、多くの情シス担当者が頭を悩ませています。手軽さから多くの企業がGoogle スプレッドシートやExcelでパスワード管理を行っていますが、実はこの方法には深刻なセキュリティリスクが潜んでいます。本記事では、スプレッドシートによるパスワード管理の危険性と、より安全で効率的な管理方法への具体的な移行ステップを解説します。情報漏洩リスクを低減し、業務効率も向上させる最適な解決策をご紹介します。スプレッドシートでのパスワード管理が抱える3つの深刻な問題データ暗号化の欠如がもたらすセキュリティホール多くの企業では手軽さから、社内システムやクラウドサービスのパスワードをスプレッドシートで管理しています。しかし、この方法には大きな落とし穴があります。スプレッドシートの最大の問題点は、データが暗号化されていないことです。特に、Google スプレッドシートやExcelファイルは、アクセス権限さえあれば内容を簡単に閲覧できてしまいます。情報処理推進機構（IPA）の2024年の調査によると、企業における情報漏洩の約48%は脆弱性（セキュリティパッチの未適用等）を突かれたことが原因とされています。ある企業では、業務効率化のためにパスワードをすべてスプレッドシートで管理していました。ある日、社員のGoogleアカウントが不正アクセスを受け、スプレッドシートに保存されていた全顧客の管理画面へのアクセス情報が流出。その結果、復旧と謝罪対応に数百万円のコストがかかったという事例もあります。このように、一つのアカウントが侵害されると、スプレッドシートに保存された多くのアカウント情報が一気に漏洩するリスクがあります。いわば「卵を一つのかごに盛る」ような危険な状態です。アクセス権限管理の複雑さと運用コストスプレッドシートでパスワード管理を行う場合、適切なアクセス権限の設定も大きな課題です。例えば、社内の全員に同じ権限を与えるわけにはいきません。部署ごと、役職ごとに異なるアクセス権限を設定する必要があります。しかし、スプレッドシートでこれを実現しようとすると、以下のような問題が生じます。個別ファイルの乱立部署ごとに別のスプレッドシートを作成すると、ファイルが乱立し管理が煩雑に権限設定の手間「閲覧のみ」と「編集権限」の微妙な設定が難しく、管理者の負担が増加更新依頼の煩雑さ閲覧権限しか持たない社員がパスワード更新を依頼するたび、管理者の手を煩わせるこうした権限管理の複雑さは、単なる手間だけでなく、情報漏洩のリスクも高めています。業務効率を著しく低下させる日常的な時間ロススプレッドシートによるパスワード管理は、日々の業務効率にも大きな影響を与えています。統計によると、一般的なオフィスワーカーは1日平均5〜10回のログイン作業を行います。そのたびにスプレッドシートを開き、該当するパスワードを探し、コピー＆ペーストする作業が必要です。この一連の作業は一回あたり約1分間。年間245営業日で計算すると、社員一人あたり年間約20時間以上もの時間が、単なるパスワード入力のためだけに費やされています。これらの時間を本来の業務に充てられたら、企業全体の生産性は大きく向上するでしょう。パスワード管理の理想的な方法とは？企業に必要なパスワード管理の3つの条件理想的なパスワード管理システムを構築するには、以下の3つの条件を満たす必要があります。セキュリティと利便性のバランスセキュリティを高めると使いづらくなり、使いやすさを優先するとセキュリティが低下する—このジレンマは多くの企業が直面する課題です。理想的なパスワード管理では、強固なセキュリティを保ちながらも、日常業務での使いやすさも確保する必要があります。統一的なポリシー適用と監査ログ「パスワードは最低8文字以上で、大文字・小文字・数字・記号を含む」といったポリシーを設定しても、実際に守られているかの確認は困難です。また、「誰がいつどのパスワードにアクセスしたか」という監査ログも、セキュリティインシデント発生時に重要な情報となります。入退社プロセスの効率化企業にとって入社・退社は日常的に発生するイベントです。新入社員へのアカウント発行や退職者のアクセス権削除が迅速かつ確実に行われないと、セキュリティリスクや業務効率の低下につながります。特に退職者のアクセス権が残ったままだと、情報漏洩の原因になることも。パスワード管理専用ツールのメリットこれらの条件を満たすのが、パスワード管理専用ツールです。主なメリットは以下の通りです。1.強力な暗号化による情報保護専用ツールでは、AES-256やECIES(楕円曲線暗号)などの強力な暗号化技術を使用。たとえサーバーが攻撃されても、暗号化されたデータを解読することは事実上不可能です。運営会社ですらユーザーのパスワードにアクセスできない設計になっています。2.自動ログイン機能による業務効率化パスワード管理ツールの最大の利点の一つが、自動ログイン機能です。社員は一つのマスターパスワードを覚えるだけで、あらゆるシステムに自動でログインできます。先ほど説明した年間20時間の無駄な作業時間が削減され、本来の業務に集中できるようになります。3.アクセス権限の柔軟かつ一元的な管理チームや部署ごとに細かくアクセス権限を設定できます。例えば「経理部はこのシステムのパスワードにアクセスできるが、営業部はアクセスできない」といった設定が容易です。また、一元管理されているため、退職者のアクセス権を一括で削除することも可能になります。パスクラでは、社内で安全かつ簡単に共有できる機能をご用意しております。詳しくはこちらをご覧ください。スプレッドシートからパスワード管理ツールへの移行は大変！？多くのサービスがパスワードインポート機能を用意しています。スムーズに移行が可能です。ちなみに、パスクラなら1分もあれば、完了します！下記をご覧ください！パスクラで実現する安全で効率的なパスワード管理シンプルな操作性従業員はたった一つのマスターパスワードを覚えるだけで、様々なシステムに自動ログインできます。パスワードを覚える・入力する手間がなくなり、業務効率が大幅に向上します。管理者向けダッシュボード管理者は直感的なダッシュボードで、以下のような情報を一目で把握できます。全社員のパスクラ利用状況セキュリティリスクの高いパスワードの再利用状況脆弱なパスワードを使用している社員の特定。退職者の利用アプリケーションの確認高度なセキュリティ対策パスクラは、最新のセキュリティ技術を取り入れた設計になっています。ゼロトラストセキュリティに基づいた設計ECIES(楕円曲線暗号)やAES-GCMによる多重暗号化SRP(Secure Remote Password)によるパスワード保護パスクラの料金体系初期費用：0円月額料金：450円/1アカウント契約期間：12ヶ月〜特典：10人までの利用は無料導入から運用までの流れ「パスクラ」は、簡単に導入することができます。5つ入力するだけで導入可能です。まとめここまで、スプレッドシートによるパスワード管理のリスクと、専用ツールへの移行メリットについて解説してきました。パスワード管理は、企業のセキュリティ対策の基本中の基本です。スプレッドシートからの卒業は、単なるツールの変更ではなく、企業のセキュリティ文化を一段階引き上げる重要な一歩となります。いつでも情報漏洩のリスクはそこにあります。対策を先送りにすればするほど、そのリスクは高まるばかり。今日から一歩を踏み出してみませんか？