「パスワードが多すぎて管理が追いつかない」「退職者が出るたびに共有パスワードを変えるのが大変」――そんな声はありませんか？中小企業でも、クラウドサービスの普及によって社員一人ひとりが扱うパスワードが増え、管理コストや情報漏洩リスクが日々高まっています。本記事では、安全と効率を両立したパスワード管理を実現するための具体的な方法を紹介します。退職・異動時の対応や管理ツールの選定ポイントなど、現場が抱える悩みを解決するヒントをまとめました。ぜひ最後までご覧ください。パスワード管理サービスとは？IDやパスワードを安全に管理できるサービスです。 安全性の高いパスワードが自動的に生成され、安全に保管できます。 情報漏洩や業務効率の悪化を防げるのがメリットです。大企業が使うものというイメージもありますが、近年では中小企業や個人事業主など、規模を問わず多くの利用者がいます。パスワード管理の仕組み前述の通り、パスワード管理サービスとは、IDやパスワードを安全に管理できるサービスのことです。Googleパスワードマネージャーなど個人で使えるものが多くありますが、会社で使うサービスは法人で管理することがベストです。法人向けのパスワード管理サービスは、社内で利用している共有アカウントを安全かつ簡単にシェアできます。企業におけるパスワード管理の現状と課題ID・パスワード増加による管理負担多くの企業が勤怠管理や会計ソフト、マーケティングツールなど複数のクラウドサービスを導入しています。たとえば、利用状況の調査によると、一社あたり10種類以上のクラウドサービスを使うケースも珍しくありません。社員数が増えるほどアカウント数は膨れ上がり、パスワードを管理しきれない状態に陥りがちです。特に専任のIT担当者を配置できない中小企業では、管理者・社員それぞれが手探りで対処し、「どのアカウントが誰の手元にあるのか分からない」という危険な状況になりやすいのです。また、チームで共有アカウントを利用している場合は、誰までがアカウントを知っているのかの管理も手が回っていない状況にあります。個人管理でも問題ないと考えがちアカウントは、個人管理にしている企業も少なくありません。「パスワードは個人管理でも大丈夫」という認識が、重大な情報漏洩の引き金となった事例が数多く報告されています。LINEヤフーの事例（2024年2月）：委託先従業者のPCがマルウェアに感染し、第三者による不正アクセスが発生。個人アカウント管理の脆弱性が原因で、ユーザー情報や取引先情報が流出する事態となった。 こうした事例は、「個人任せで大丈夫」という認識がいかに危険であるかを示しています。組織的なパスワード管理体制の欠如は、単なる一従業員の問題ではなく、企業全体の存続にかかわる重大なセキュリティリスクになることがあります。使い回しや単純化がもたらすリスクパスワード数が増えるほど、社員は「覚えやすさ」を優先しがちです。その結果、複数サービスで同じパスワードを使い回す、あるいは推測されやすい簡単な文字列を設定するなどの問題が深刻化します。IPA（独立行政法人情報処理推進機構）のレポートでも、企業の情報漏洩原因として「パスワード使い回し」が上位に挙げられています。一度パスワードが漏洩すると、関連する全サービスで不正アクセスが発生し、顧客情報や営業データまで流出するリスクが極めて高いのです。SNSと顧客管理のパスワードを同一にした結果社員がSNSアカウントを乗っ取られ、そのパスワードで顧客管理システムにも侵入された。このようなケースでは、顧客データが広範囲に流出し、信用失墜や損害賠償が発生します。退職・異動時のアカウント管理が煩雑企業が特に頭を悩ませているのが、退職者や異動者が出た際のパスワード管理です。退職者のアカウント削除・権限削除が徹底されず、不正アクセスの温床に共有アカウントのパスワード変更を誰がいつ行うか曖昧引き継ぎがスムーズに進まず、後任者は業務に支障をきたす「退職後もツールにログインできる状態だった」「異動者に必要なアカウントの共有が遅れた」などは実際に起きやすいトラブルです。こうした課題を解消するには、組織全体で一括管理できる仕組みが欠かせません。パスワード管理を強化すべき理由情報漏洩リスクとコンプライアンスパスワードの管理不備による情報漏洩は、企業の信用を一瞬で失墜させます。顧客や社員の個人情報が漏洩すれば、個人情報保護法に基づく報告義務や被害者通知に加え、取引先との契約違反（NDA違反）に発展する場合もあります。大企業だけでなく、中小企業でも一度の漏洩事故で数千万円以上の損害を被る事例が報告されており、最悪の場合、事業継続が困難になるリスクもあります。業務効率への影響（社員・管理者の負担増）パスワード管理が整備されていないと、日常業務のあらゆる場面でムダが発生します。社員：「パスワードを忘れてリセット」「新しいツールを使うたびに別のID・パスワードを作成」など、タスクが増加。管理者：退職・異動時の変更手続き、パスワードシートの更新など、コア業務とは関係ない作業に追われがち。社員・管理者の負担増は生産性を下げ、ひいては企業全体の競争力にも影響を及ぼします。コスト試算と被害事例から見る損失の大きさ大企業の情報漏洩事故では、被害総額が数億円規模に上る報道もあります。中小企業であっても、信用失墜により顧客や取引先を失えば、ダメージは経営基盤を揺るがすレベルに達するでしょう。管理ツールを導入するコストやルール策定に要する手間と比較しても、「備えがない状態で発生するリスクや損害コストの方がはるかに大きい」といえます。押さえておきたいパスワード管理サービスの選び方コストパフォーマンスと導入ハードル「費用を抑えたい」「IT専門部門を作れない」といった制約があるため、クラウド型のパスワード管理ツールが適しています。エクセルやスプレッドシート・メモなので管理している企業もありますが、非常に危険なので避けた方が良いでしょう。利便性×セキュリティを両立する機能（SSO・多要素認証など）管理ツールを選ぶ際は、セキュリティと利便性の両面に配慮することが肝要です。SSO（シングルサインオン）一度ログインすれば複数サービスへ自動ログインできる。社員の負担減とセキュリティ強化が可能。多要素認証（MFA）パスワードに加え、スマホアプリやSMS認証など別の要素を組み合わせる。パスワード漏洩時の被害を最小化。退職・異動時の権限管理や共有アカウント対応のしやすさ管理者が一括でアカウント停止・削除できるか共有アカウントのパスワード変更機能があり、履歴や権限を可視化できるかこうした機能が備わっていれば、退職者や異動者へのアカウント対応をスムーズに行えます。サポート体制と運用ノウハウ（日本語対応含む）海外製の管理ツールは英語サポート中心の場合が多い一方、日本企業向けに日本語マニュアルやQA対応をしっかり整備しているか、運用ガイドなどの資料が充実しているかを確認しましょう。これにより、導入後の現場負担を減らせます。比較ポイント別、おすすめパスワード管理サービス費用で選ぶパスワード管理・パスクラ10名までは完全無料で、11名から有料になるサービスです。1名450円と業界の中でも低価格でありながら、チーム間の共有、アプリケーションの可視化などができます。PCに拡張機能をダウンロードするだけで導入ができます。・Keeper企業向けにチーム共有フォルダや管理者権限を提供しています。グローバル展開をしており、日本語サポートは一部で整備中のようです。1名600円から利用可能です。・1Password個人利用から企業利用まで幅広く浸透している海外のサービスです。個人ではかなり安く利用することができますが、法人では1名800円程度です。機能で選ぶパスワード管理・1PasswordWi-Fi・SSHキー・暗号資産ウォレット・クレジットカードなど様々なものを管理することが可能です。・GMOトラストログインSSO/IDaaSに強みを持ったサービスです。認証の強化やID連携なども行うことができるため、大企業に向いたサービスです。・パスクラパスクラは、大企業にも利用されていますが、中小企業にもオススメです。他のサービスよりもシンプルに簡単にパスワード管理できることが特徴です。セキュリティで選ぶパスワード管理どのサービスもセキュリティには、力を入れているため優劣をつけるのは難しいです。・パスクラISMSを取得しています。パスワードの保存には、楕円曲線統合暗号化方式（ECIES）を採用し、さらに完全なエンドツーエンド暗号化を実現。加えて、サーバー側でも中身を一切復号できないゼロ知識アーキテクチャを構築しています。・GMOトラストログインISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017:2015取得しています。SSL認証局として20年以上の実績がありこれまで培ったセキュリティ情報を守る運用ノウハウがあります。・KeeperKeeper は、完全なエンドツーエンドの暗号化を備え、独自のゼロトラストとゼロ知識のセキュリティアーキテクチャを利用しています。アプリケーション可視化機能で選ぶパスワード管理・パスクラパスクラは、パスワード管理サービスには珍しいアプリケーションの可視化機能がついています。メンバーがどんなサービスを使っているのか、会社で導入したが使われていないサービスはないか。などのチェックにも活用することができます。導入・定着に優れるパスワード管理・パスクラパスクラは、サービスページからすぐに使い始めることができます。また日本語での手厚いサポートやチャットでのサポートなども行っています。導入サポート体制がしっかりしているため、使ってみたいが不安という企業にもオススメです。・GMOトラストログイン日本語でのサポートが充実しています。また、使い方のガイドページも充実しているので、迷ったときには頼りになります。SSL認証局としての実績もあるので、安心ですね。・Keeper海外のサービスですが、日本語のページやヘルプも用意されています。24時間365日日本語サポートがあります。日本企業も利用しているサービスです。運用定着のためのベストプラクティス社員が守りたくなる運用ルールの作り方ルールを押し付けるだけでは、現場は抵抗感を持ちやすいもの。以下のポイントを意識しましょう。目的とメリットを共有なぜパスワードを厳重に管理するのか、会社や社員自身にどうプラスになるのかを具体的に説明。社員の負担を下げる仕組み自動入力機能があれば、覚えるパスワードを最小限に抑えられる。成功事例を社内でシェア実際に「パスワード管理が楽になった」と感じる社員の声を共有し、ポジティブに周知を図る。退職・異動時のアカウントチェックリスト当該社員が使用している全サービスの洗い出し共有アカウントのパスワード変更の要否確認個人アカウントの停止・削除後任者への権限引き継ぎPCやメールアカウントなどの再設定ツール導入により、これらのプロセスを画面上でまとめて実行できれば、作業ミスや漏れを防げます。セキュリティ教育を簡単に始めるステップミニ勉強会の開催15分程度でもOK。事例や被害コストを簡潔に伝えるだけでも意識が変わる。ツールのデモ管理者画面や自動入力の仕組みを実演して、社員が使いこなせるよう促す。外部リソースの活用パスクラなどが提供する運用ガイドやテンプレートを参考に、社内規定を整備する。パスクラなら1分で導入できます法人向けパスワード管理サービスの「パスクラ」は、簡単に導入することができます。5つ入力するだけで導入可能です。10名以下は完全無料11名以上でも、1名450円という低価格で手軽にセキュリティ対策を始めることができます。安全性も問題ありません。パスクラが安心して使える5つの理由手軽かつ低価格でパスワード管理を導入したい、という方は、まずは「パスクラ」をお試しください。